Vous avez établi un calendrier de paiement sur Excel et avez ainsi pu planifier de libérer les fonds progressivement aux différents corps de métier au fur et à mesure du déroulement des travaux. C’est un outil de motivation pour les professionnels du bâtiment que vous avez engagés. Mais attention à ne pas être trop en avance dans vos paiements par rapport à l’avancement du chantier et à bien vous protéger.
Un planning de chantier efficace et des clauses qui vous protègent
En plus d’effectuer un suivi rigoureux de chaque chantier et de payer les équipes en fonction de la livraison des prestations, vous avez la possibilité de prendre des mesures permettant de sécuriser encore davantage votre projet.
La retenue de garantie
La retenue de garantie est une clause de paiement que l’on peut inclure dans le contrat. Elle consiste à retenir une partie du montant total pour garantir que l’entrepreneur termine les travaux. En général, cela représente 5 à 10% de chaque facture jusqu’à ce que les éléments en suspens soient finalisés, moment où l’entrepreneur reçoit le solde restant du contrat.
Pour une gestion optimale et simple de votre comptabilité, vous pouvez simplement inclure un paiement final d’environ 10% dans le planning, qui sera effectué après la réception finale permettant de constater la conformité des travaux.
À la fin de tout chantier, effectuez d’abord une pré-réception pour noter ce qui doit être réparé ou terminé. Ensuite, réalisez une réception finale quelques jours plus tard pour vérifier si tous les points en suspens ont été traités. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pouvez régler les derniers 10%.
Pourquoi ne pas les régler avant ? Parce qu’une fois que l’entreprise a récupéré tout l’argent, vous n’aurez plus de moyen de la motiver pour la faire revenir. Vous ne serez plus une priorité pour elle, car ses priorités en tant qu’entreprise sont de récupérer de l’argent. Elle privilégiera donc les actions qui lui rapportent de l’argent.
La clause d’intérêts de retard
Une clause d’intérêts de retard est une autre condition de paiement que l’on peut intégrer dans un contrat si les parties prenantes sont d’accord. Elle incite les professionnels à terminer les travaux à temps en fixant une date d’achèvement que l’entreprise s’engage à respecter.
Si l’entreprise ne termine pas le projet avant cette date, un montant forfaitaire tel que prévu au contrat est déduit par jour de non-respect des délais.
Si en théorie cette solution semble intéressante, elle est difficilement applicable dans la pratique, car très peu d’entreprises acceptent cette clause, surtout concernant des petits projets. Dans un projet de rénovation, il y a toujours des imprévus et donc des retards.
On la rencontre essentiellement entre une entreprise et un maître d’ouvrage dans le cadre de grands chantiers de plusieurs millions d’euros, notamment sur un projet de construction où il est plus facile de prédire une date d’achèvement.
Dans le cas de promoteurs ou de marchands de biens réalisant un chantier de construction ou de rénovation de plusieurs millions d’euros, les entreprises sont plus susceptibles d’accepter.
Dans les autres cas, elles préfèrent généralement refuser le projet ou augmenter fortement le prix du devis pour couvrir ce risque.
La solution du dernier paiement de 10%
Négocier un calendrier de paiements échelonnés et libérer les derniers 10% après réception finale est suffisant pour garder un contrôle intelligent sur une bonne gestion de projet.
L’objectif est de s’assurer que, en cas d’abandon du chantier ou de dépôt de bilan, vous ayez encore suffisamment d’argent pour engager une autre entreprise pour terminer le travail sans augmenter les coûts du chantier.
Un suivi de chantier efficace pour un chantier réussi
Si vous avez décidé de ne pas prendre de maître d’œuvre ou d’architecte pour votre projet de rénovation par souci de budget, il est crucial d’avoir un suivi de chantier efficace et très régulier, autrement dit, vous devez absolument vous impliquer !
Une bonne gestion de chantier passe par un suivi régulier
Faites au moins deux visites de chantier par semaine pour contrôler l’avancement des prestations et vérifier que les travaux sont conformes. Et faites en sorte de gagner du temps en signalant immédiatement tout au long du chantier ce qui ne vous convient pas ou qui ne respecte pas le plan.
N’attendez pas d’aborder ce sujet lors des réunions de chantier ! Dès le début du chantier, montrez aux équipes sur le terrain que vous êtes attentif aux détails, exigeant sur la qualité et les délais et ne paierez que lorsque vous constaterez la bonne exécution des travaux.
Personne ne peut gérer le chantier comme vous
Même si vous avez confiance en l’artisan, un bon suivi de chantier reste indispensable ! Ce n’est pas par mauvaise foi ou manque de sérieux, mais simplement parce que le professionnel a plusieurs chantiers en cours et peut oublier des détails ou choisir la solution la plus facile. Personne ne connaît le chantier comme vous puisqu’il s’agit de votre projet !
Faites régulièrement des photos des travaux et, lorsque vous voyez des problèmes ou des corrections à apporter, informez en temps réel oralement l’entreprise concernée, puis récapitulez toutes les informations par mail, surtout si vous avez demandé plusieurs choses.
Dans le cas où l’entrepreneur oublie ou ne réalise pas les corrections, il ne pourra pas dire que vous ne l’avez jamais informé, car il aura reçu le mail. Un appel téléphonique suivi d’un mail est très efficace pour faire avancer les choses.
Un logiciel de suivi de chantier ou une utilisation du mail et des photos comme outil de suivi
Gardez à l’esprit qu’un mail constitue une trace écrite, alors qu’une conversation orale ou téléphonique se résume à parole contre parole.
Cela permet notamment d’anticiper les éventuels litiges devant un juge, notamment en cas de malfaçon ou de retard important de livraison du chantier. Un mail constitue un commencement de preuve tangible.
C’est aussi un outil de suivi car un mail vous permet de conserver la date à laquelle vous avez demandé une reprise des malfaçons ou l’exécution de tâches oubliées avec les termes exacts que vous avez utilisés.
Si vous ne disposez pas de logiciel dédié à la gestion et au suivi de chantier, vous avez la possibilité de regrouper les photos et les consignes dans un document Word que vous envoyez aux entreprises. Il n’est en effet pas indispensable d’investir dans un logiciel de suivi de chantier pour avoir une bonne gestion des ressources (notamment une minutieuse gestion des matériaux si vous les achetez vous-même) et un suivi de chantier efficace !
Ce document Word sert de « rapport de chantier » (ou procès-verbal, PV de chantier). On pourrait penser que c’est inutile et une perte de temps, jusqu’à ce qu’un problème survienne et qu’il faille faire intervenir une assurance.
Habituellement, ce type de rapports est réalisé sur de grands chantiers et notamment tout projet de construction d’envergure, et il est rare de voir des particuliers en faire pour leurs travaux.
C’est précisément cette parfaite gestion de votre chantier qui fera la différence entre vous et les autres et vous permettra de minimiser les coûts et les surprises et ainsi d’optimiser votre rentabilité par chantier !
